結婚式二次会の幹事!

実は、二次会を考えている多くの新郎新婦様が、
このような悩みを持っていらっしゃいます。

その悩みとは…

「仲の良い友人は仕事で忙しいので幹事を頼むのは気が引けるなぁ~。」
「誰に頼もうかなぁ~、でも友人に負担はかけたくないなぁ~。」
「自分達も挙式・披露宴の準備で忙しく二次会まで手が回らないなぁ~。」

二次会の幹事を友人に頼みたいけど、頼みづらい・・・という悩み…

なぜ幹事を友人に頼みづらいのでしょうか?

それは、
経験ある方でしたら実感があるかと思いますが

二次会や1.5次会の幹事のお仕事は本当に大変 !!

だからです。

では二次会の幹事がしなければならないことを確認してみましょう・・・


結婚式二次会の幹事のお仕事とは?

1.幹事の役割分担決定

二次会の幹事は開催当日にやる事がいっぱいなので、
誰が何を担当するのかを事前に打ち合わせをして決めなくてはいけません。

幹事同士が集まって打ち合わせを何度か繰り返しますが、
お仕事で忙しい中、幹事同士のスケジュール調整も大変ですし、居酒屋などで打ち合わせをしますと費用もかかります。

幹事さんの開催当日の主な役割は、こんな感じです。

<開催当日の主な役割>

  • リーダー
  • 司会
  • 進行サポート
  • タイムキーパー
  • 会計
  • 受付
  • クローク
  • 照明
  • 音響
  • 余興
  • 撮影
  • 雑用・荷物搬入/搬出

当日だけでもいろいろありますので、役割分担をしかっり決めましょう。

では次に、二次会や1.5次会を準備する流れを確認しておきましょう。

<二次会1.5次会の準備の流れ>

1.幹事を依頼する

2.招待客をリストアップする

3.会場を探して決める

4.幹事の役割分担を決める

5.招待状を発送する

6.プログラムを決める

7.参加人数を把握する

8.ムービーなどの準備をする

9.リハーサルを行う

10.買い出しを行う

主なものだけでも、上記のようなことが必要となります。
一つ一つ確認しながら進めて行きましょう。

2.開催会場探し・予約

幹事の役割分担が決まりましたら、開催会場を決定します。

立地や予算、雰囲気、設備など条件に合った会場を探し
候補会場へ連絡を取り、空き状況を調べて、直接お下見をして会場決定をしなくてはいけません。

会場によってはお下見時間が限定される所もありますので休日を利用してお下見をしなくてはいけない場合もあります。

第一候補の会場が空いていれば良いのですが、早めに予約を入れないと先約がある場合もあります。
この場合、また改めていくつか候補会場を探さなくてはいけません。

<会場探し>

  • 立地・ロケーション
  • 予算
  • 参加人数
  • 料理
  • 会場の広さ・設備
  • 日時と合うか?

たくさんの候補をあげましょう。

<会場の決定>

  • 下見を行う
  • 予約状況を確認する
  • 最終決断と予約
  • 会場担当者との打ち合わせ

必ず下見をします。
先約があるかも確認。

様々な条件を考え、決定します。

無事に会場が決まりましたら、会場担当者と打合せをする事も幹事の重要なお仕事です。
その他、機材確認テストやテーブルレイアウト確認、参加人数の連絡などやる事はたくさんあります。

<会場についての事前準備>

  • 機材確認テスト
  • テーブルレイアウト
  • 参加人数の連絡
  • ゲスト様が迷わないよう案内作成

3.演出・進行表作成

ここから結婚式二次会の当日に向けて、本格的に幹事同士で打ち合わせを重ねていきます。

参加者が盛り上がる演出やゲーム・余興などを考えて進行スケジュールを決めなくてはならないので、経験の少ない方にとっては大きなプレッシャーを感じるかもしれません。
時間の配分を考えて全体をまとめて行き、台本作成BGM準備など、抜けはないかを確認しながら準備を行います。

<当日への準備>

  • 余興・演出を考える
  • 出演依頼
  • 台本作成
  • リハーサルを行う
  • BGMの準備
  • 進行表の最終決定

二次会が成功するかどうかは、ここでどれだけ念入りに準備するかにかかってしまいますので、必ずリハーサルを行い、進行表もきちんと作りましょう。

4.小道具準備・備品や景品買い出し

ゲームに必要な小道具や備品、景品などリストアップし、買い出しをしなくてはいけません。
当日になって「あれがない!」「これがない!」なんてことにならないように、リストアップに抜けがないように何度も確認して、事前にすべてそろえておきましょう。

当日必要なものをリストアップして、
買出しに行きましょう。

5.開催当日

さあ、いよいよ二次会1.5次会の当日です。
幹事は早い時間帯に会場入りをし、最終打ち合わせからレイアウト確認、アイテムセッティング作業を行います。
幹事さんは受付から進行までやる事がたくさんあるので一般のゲスト様と比べると、あまり楽しむ事ができませんが、そこは割り切ることが必要になります。

また、遅れて来られた方から会費を受け取り損ねたり、時間内に精算や後片付けを終わらせないと会場から延長料金を請求されたり…と予想外のトラブルが起きる場合もあります。

新郎新婦の様子は?ゲストや会場全体の雰囲気は?小さなお子様や具合が悪くなってしまった人はいない?
など、幹事のリーダーは、全体に目配せしながら、楽しい、思い出に残る二次会1.5次会にするよう最後までしっかり進行しましょう。

<当日の進行>

  • 新郎新婦の様子は?
  • 全体の雰囲気は?
  • 進行は時間どおり?
  • 小さなお子様は?
  • 遅れてきた方は?
  • 具合が悪くなった人はいない?

思い出に残る2次会1.5次会にするため
全体をよく見て進行しましょう。

いかがだったでしょうか?
結婚式の二次会や1.5次会は、
ご結婚されるお二人にとって一生に一度の大切な時間ですし、
遠方から来ていただくゲスト様にも「楽しい」「思い出に残る」時間となるよう
ぜひ、ご参考にしていただければと思います。

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これまで見ていただいたように、
結婚式の二次会や1.5次会「幹事」のお仕事は、とっても大変です。

新郎新婦様お二人ですべて準備するのは難しいですし、
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